El Ayuntamiento ya realiza toda su gestión interna en soporte electrónico, además de ofrecer múltiples servicios a los ciudadanos vía internet. Este es el principal resultado de la implantación del Proyecto GESTA (Gestión Electrónica de Servicios y Trámites Administrativos) que comenzó a realizarse en febrero de 2012 con la finalidad de ofrecer el cien por cien de los servicios de manera telemática, como un paso más para hacer de Boadilla una “smart city”, con una administración abierta 24 horas, 365 días al año. No solo el ciudadano puede realizar sus trámites desde casa, también las empresas y los proveedores pueden acceder a la información que les interese en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a Internet.
El proceso para la implantación de la gestión electrónica ha supuesto la informatización del Registro Municipal desde el año 2000 y ha propiciado la digitalización de toda la documentación que entra en papel en el Ayuntamiento desde febrero de 2012. Igualmente se han desarrollado herramientas específicas como el sistema GESTDOC que permite gestionar de manera digital todo el proceso que sigue cualquier documento que se recibe o se genera en el Ayuntamiento. En estos casi dos años, se han producido en la sede electrónica más de 94.200 registros, con unos 212.000 documentos insertados y se han abierto casi 58.000 expedientes administrativos
Los sistemas de Administración Pública en Movilidad, por su parte, permiten que los miembros del equipo de gobierno firmen cualquier documento a través de su teléfono móvil o tablet, en tiempo real y en cualquier lugar del mundo. La firma electrónica, que todos los empleados municipales tienen, permite a su vez una tramitación rápida y eficiente de cualquier expediente o documento. Como novedad, y en virtud de un convenio con la Cámara de Comercio, la firma digital se ofrece ahora de forma gratuita a cualquier vecino que la solicite.
El hecho de que todos los trámites internos se realicen de forma telemática ha producido ya varios efectos positivos: un ahorro de más de un millón de folios desde el comienzo del proyecto, la reducción de 4 días a 1 minuto del tiempo de reparto de documentación desde el Registro a las sedes tramitadoras o la reducción de 30 dias a 3 del tiempo medio de firma para la aprobación de facturas en el Ayuntamiento.
Desde un punto de vista económico, según los estándares de costes establecidos por la Comisión Europea (Standard Cost Model), el Ayuntamiento ha ahorrado desde el inicio del proceso de implantación de la administración digital, más de 800.000 euros en la tramitación
de expedientes lo que significa que en solo tres meses se había amortizado el coste de implantación de los nuevos servicios, que ascendió a poco más de 123.000 euros. Desde el punto de vista medioambiental, por su parte, se calcula que se han salvado ya más de 100 árboles adultos que hubiera sido necesario talar para la fabricación del papel sustituido por los documentos digitales.
Portal de portales: ciudadanos, empresas, proveedores
La sede electrónica, a la que se accede desde la web muncipal, se ha convertido en una especie de “portal de portales” al que pueden acceder para realizar sus trámites o para obtener información tanto ciudadanos como empresas y proveedores que, entre otras acciones, pueden obtener su firma electrónica, realizar registros telemáticos, recibir notificaciones electrónicas o acceder en tiempo real al avance de sus trámites con enorme ahorro de tiempo y costes. Igualmente, se pueden solicitar on line licencias de apertura y actividad de negocios, autorizaciones para otro tipo de obras, instalación de terrazas y veladores, acondicionamiento de locales sin actividad, etc…
Se pueden solicitar también subvenciones como ayudas por hijo o ayudas a asociaciones, certificados de empadronamiento, facturas electrónicas, consulta de recibos, reserva e inscripción en actividades deportivas y culturales, matriculación en diversas actividades municipales, registro electrónico de entrada y salida de documentos, domiciliación y consulta de recibos, pagos on line, petición de tarjeta sanitaria infantil o solicitud de licencia de animales peligrosos, entre otros. El Ayuntamiento está incorporando y actualizando cada vez más servicios a los que los ciudadanos pueden acceder directamente a través de la web.
Además de ofrecer la oportunidad de realizar todos estos trámites municipales, el Ayuntamiento permite acceder de forma directa al Registro de la Comunidad de Madrid y a la Oficina de Registro Virtual que facilita la conexión con otras administraciones públicas permitiendo la digitalización, remisión y recepción de asientos registrales con todos los ministerios y la mayoría de los ayuntamientos de España.
En definitiva, los nuevos servicios de Administración Electrónica convierten al Ayuntamiento en un ejemplo de eficiencia y transparencia que ha situado la administración en la casa de los ciudadanos para que puedan realizar los trámites municipales desde cualquier punto de acceso a internet.
